Tisková zpráva by měla mít textovou podobu, rozhodně by tedy nikdy nemělo jít o letáček. Náš redakční systém (a myslím, že nejsme jediví), jej nedokáže zpracovat a protože jsem amatérské médium, kde redakroři jsou dobrovolníci, nemáme čas informace z takovýchto letáčků ručně přepisovat.
Další chybou je, pokud případné obrázky nejsou samostatnou přílohou a jsou vloženy do textu v textovém editoru. Jejich vyjmutí je komplikované a zabírá čas, který mnohdy není.
Články zařazujeme většinou jednou týdně, proto je potřeba zprávy posílat včas, s předstihem zhruba 7 až 15 dní. Čím dříve, tím lépe. Zpráva poslaná den předem, byt by byla sebezajímavější, je pro nás v 99% nepoužitelná.
Text by neměl být nikdy formátován, nejhorší je používání různých textových rámů ve Wordu, které nejsou kompatibilní a při přenesení do redakčního systému vypadnou. Ideální je Word Pad, který má stoprocentní kompatibilitu se všemi textovými editory a tím i se všemi redakčními systémy.
Častým zlozvykem je psaní dlouhých textů velkými písmeny, buď nadpisů a nebo celých úvodních odstavců – prefixu. Tyto texty potom stejně převádíme na normáopní písmena (velká a malá), což nám zabírá zbytečně čas a mnohdy může být zdrojem pořeklepů a chyb.
Textová zpráva by měla být stručná a měla by obsahovat přehledně nejdůležitější údaje. Jde-li o pozvánku na akci, mělo by být v prvních dvou maximálně třech větách patrno, kdy se akce koná. Přidělává nám práci, pokud začneme textovou zprávu zpracovávat a až, když jsme v půli práce, zjistíme, že je neaktuální, protože již akce proběhla.
Obrázky by měly být vždy posílány jako příloha a v přiměřeném rozlišení. Pamatujte, že např. internetový magazín nepotřebuje extrémní tozlišení, kdy jedna fotka zabírá 2 Mb. Fotky z vyšším rozlišením naopak potřebuje tištěné médium. Nikoho nepotěší, když ztahuje tiskovou zprávu s fotografiemi několik minut a nakonec zjistí, že ji stejně nepoužije a nebo že mu do článku stačí jedna fotografie z deseti nabízených a to ještě v pětinové velikosti.
Díky těmto chybám mnohdy zajímavé zprávy padají pod stůl a k četenářům se nedostanou. Paradoxní je zjištění, že ani profesionální organizace nemají mnohdy prosesionály, kteří by dokázali napsat správně textovou zprávu.
